Apostille co to takiego?

W dzisiejszych czasach możemy się swobodnie przemieszczać jak i mieszkać, czy pracować w dowolnym miejscu na ziemi. W związku z tym często zdarza się, że przebywając w innym państwie musimy załatwić sprawę urzędową, która wymaga od nas przedstawienia dokumentów, które zostały wydane w naszym rodzinnym kraju. Co zrobić w takiej sytuacji….?.

Czym jest apostille?

Apostil (apostille) najprościej mówiąc oznacza poświadczenie (wydane przez uprawniony do tego organ państwowy), że dokument sporządzony w tym państwie, może zostać legalnie użyty w innym państwie. Cel przyświecający apostille to zniesienie konieczności legalizacji dokumentów urzędowych, a co za tym idzie uproszczenia procedury.

Warto również wiedzieć, że zasady używania apostilli reguluje Konwencja Haska z 5 października 1961 roku, która została przyjęta również przez Polskę. W niektórych państwach nie jest wymagane poświadczenie autentyczności ze względu na przepisy prawa krajowego lub umowy zawarte pomiędzy państwami znoszące taki obowiązek wobec siebie. Takim przykładem może być chociażby odpis aktu stanu cywilnego, który jest ważny w każdym państwie, które podpisało Konwencję Międzynarodowej Komisji Stanu Cywilnego.

Państwa, z którymi Polska podpisała umowy zwalniające z obowiązku legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych w Europie, to: Austria, Białoruś, Bośnia i Hercegowina, Bułgaria, Cypr, Czarnogóra, Czechy, Estonia, Finlandia, Grecja, Litwa, Łotwa, Macedonia, Rosja, Rumunia, Słowacja, Słowenia, Ukraina, Węgry, Włochy, Wielka Brytania i Irlandia Północna. Państwa spoza Europy to: Algieria, Chiny, Egipt, Irak, Korea Północna, Kuba, Libia, Maroko, Mongolia, Syria, Tunezja, Turcja, Wietnam.

W każdym z ww. przypadków postanowienia umowy odmiennie regulują te kwestie. Jeśli umowa nie wymaga dodatkowych czynności związanych z poświadczeniem dokumentu, można bez przeszkód posługiwać się nim w Polsce i na odwrót i nie ma potrzeby nadawania im klauzuli apostille.

Może zdarzyć się tak, że klauzula apostille nie będzie uwzględniana w danym państwie z uwagi na to, że nie ratyfikowało ono Konwencji Haskiej , a także nie podpisało żadnej innej umowy pozwalającej na jej zastosowanie. Takim państwem jest Kanada. W stosunkach pomiędzy Polską a Kanadą nie obowiązują zatem umowy znoszące wymóg uwierzytelnienia dokumentów urzędowych dlatego też podlegają one procedurze legalizacji i tym samym muszą być sporządzone przez Konsulat Generalny RP w Toronto. Natomiast w przypadku dokumentu notarialnego – podpis i pieczęć notariusza potwierdza Ministerstwo Usług Rządowych.

Jakie dokumenty mogą zostać oznaczone apostille?

Zgodnie z art. 1 Konwencji Haskiej za urzędowe uznawane są:

a) dokumenty pochodzące od organu lub urzędnika sądowego, włączając w to dokumenty pochodzące od prokuratora, sekretarza sądowego lub urzędnika dokonującego doręczeń,

b) dokumenty administracyjne,

c) akty notarialne,

d) urzędowe zaświadczenia umieszczane na dokumentach podpisanych przez osoby działające w charakterze prywatnym, takie jak urzędowe zaświadczenia stwierdzające zarejestrowanie dokumentu lub fakt jego istnienia w określonej dacie oraz urzędowe i notarialne poświadczenia podpisów.

Należy jednak zauważyć, że równocześnie konwencja przewiduje odstępstwa uznając, że nie ma ona zastosowania do:

a) dokumentów sporządzonych przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych,

b) dokumentów administracyjnych dotyczących bezpośrednio transakcji handlowych lub operacji celnych.

Ponadto należy pamiętać, że nie do wszystkich dokumentów można od razu wydać apostile bez wcześniejszego uwierzytelnienia tych dokumentów. Do takich dokumentów możemy zaliczyć:

– dyplomy

– dokumenty sądowe (dla których autentyczność podpisu sędziego, referendarza sądowego lub sekretarza sądowego oraz autentyczność pieczęci urzędowej sądu uwierzytelnia prezes właściwego sądu okręgowego albo upoważniony przez niego sędzia lub referendarz sądowy lub prezes sądu apelacyjnego lub upoważniony przez niego sędzia, jeżeli uwierzytelnienie dotyczy dokumentu sporządzonego przez sąd apelacyjny),

– dokumenty notarialne (dla których autentyczność podpisu notariusza i jego pieczęci urzędowej uwierzytelnia prezes właściwego sądu okręgowego albo upoważniony przez niego sędzia lub referendarz sądowy),

– tłumaczenia dokumentów (dla których autentyczność podpisu tłumacza przysięgłego i jego pieczęci uwierzytelnia minister właściwy do spraw zagranicznych).

W jaki sposób sporządzane jest apostile?

Klauzula apostille sporządzona jest według wzoru załączonego do konwencji i jest umieszczana na samym dokumencie lub jest do tego dokumentu dołączana. Dopuszczalne jest sporządzenie jej w języku urzędowym wydającego ją organu. Apostille wydawana na terytorium RP jest dwujęzyczna (w języku polskim i angielskim), w formie wydruku komputerowego.

W Polsce organem właściwym do nadawania klauzuli apostille jest Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Na stronie internetowej MSZ pod następującym adresem: https://www.msz.gov.pl/pl/informacje_konsularne/apostille/apostille znajdziemy niezbędne informacje i instrukcje jak uzyskać ww. klauzulę.

Warto również dodać, że MSZ ma obowiązek rejestracji apostille nadawanych przedkładanym do niego dokumentom, podobnie jak organy wystawiające apostille w innych krajach.

Konwencja Haska przewiduje normy kolizyjne dotyczące legalizacji dokumentów. Zgodnie z art. 8 w przypadku gdy traktat, konwencja lub umowa zawarta między dwoma lub większą liczbą państw, które przystąpiły do konwencji, zawiera postanowienia poddające poświadczenie podpisu, pieczęci lub stempla określonym czynnościom, konwencja będzie miała pierwszeństwo przed takimi postanowieniami, jeżeli czynności te są opatrzone większym rygorem niż nadanie klauzuli apostille.

Jakie dokumenty musimy przygotować?

Przede wszystkim powinniśmy przygotować:

• dokumenty, które mają być poświadczone
• dokument potwierdzający wniesienie opłaty skarbowej za każdy dokument, który ma być poświadczony apostille, (w przypadku załatwiania spraw korespondencyjnie ma być to kopia przelewu bankowego).
• wypełniony wniosek, dostępny w Dziale Legalizacji MSZ oraz na stronie: https://www.msz.gov.pl/pl/informacje_konsularne/apostille

Ile wynosi opłata skarbowa za wydanie apostille?

Opłata skarbowa w Polsce za wydanie apostille wynosi 60 zł za każdy poświadczany dokument. Opłatę tę można wnieść przelewem skarbowym (dane adresowe można znaleźć na stronie MSZ) lub w okienku kasowym w Dziale Legalizacji ministerstwa w godz. 9-13 dnia powszedniego. W przypadku zgłoszenia osobistego do Działu Legalizacji MSZ apostille zostanie wydane w tym samym dniu. Należy jednak pamiętać, że poświadczenie większej liczby dokumentów (powyżej 20 sztuk) może trwać dłużej niż jeden dzień. Powinniśmy więc złożyć wniosek o apostille z kilkudniowym wyprzedzeniem. Korespondencyjne załatwianie sprawy może trwać do 2-3 tygodni.
Należy jednak pamiętać, że nie ma jednej obowiązującej kwoty we wszystkich krajach za wydanie apostille. Opłaty mogą się różnić i w związku z tym najlepiej upewnić się co do kosztów w stosownym urzędzie.
Dokumenty notarialne i sądowe, dyplomy wyższych uczelni, świadectwa szkolne, wyniki matur oraz dyplomy mistrzowskie przed wydaniem klauzuli wymagają wcześniejszego uwierzytelnienia w instytucjach, w których wydawany był dokument. Na stronie MSZ znajdziemy dokładną informację do jakich instytucji powinniśmy udać się w tym celu.

Apostile w obrocie nieruchomościami

Jeżeli przebywamy zagranicą, a chcemy sprzedać albo kupić nieruchomość w Polsce, nie musimy być obecni podczas zawarcia umowy, jednakże w takim przypadku musimy wyznaczyć pełnomocnika, który w naszym imieniu zajmie się wszelkimi formalnościami. W tym celu musimy udać się do notariusza w kraju, w którym w danym momencie przebywamy. Dokument pełnomocnictwa, który jest wydawany w formie aktu notarialnego należy następnie zaopatrzyć w klauzulę apostille. W większości państw, które ratyfikowały Konwencję Haską klauzulę apostile wydaje Ministerstwo Spraw Zagranicznych, ale może się zdarzyć, że odpowiedzialne są za to urzędy lub sądy.

Jeżeli posiadamy stosowne pełnomocnictwo wraz z załączoną klauzulą apostille pozostaje nam wysłać je do Polski. W Polsce takie pełnomocnictwo należy przetłumaczyć na język polski przez tłumacza przysięgłego.
Jeżeli chcemy nadać klauzulę na dokumentach notarialnych sporządzonych w Polsce muszą być one wcześniej uwierzytelnione. Autentyczność podpisu notariusza i jego pieczęci urzędowej uwierzytelnia prezes sądu okręgowego lub upoważniona przez niego osoba.

Komentarze zostały zablokowane.